Getting Things Done
Getting Things Done անգլ.՝ Getting Things Done | |
|---|---|
 | |
| Ենթավերնագիր | The Art of Stress-Free Productivity |
| Հեղինակ | David Allen? |
| Տեսակ | գրավոր աշխատություն |
| Ժանր | productivity? |
| Թեմա | բիզնես ձեռնարկություն |
| Բնօրինակ լեզու | անգլերեն |
| Հրատարակման տարեթիվ | 2001 |
| ԳՄՍՀ | 0-14-200028-0 |
| OCLC | 51540420 և 171053221 |
Getting Things Done, GTD (հայերեն՝ «Ինչպե՞ս ավարտին հասցնել բոլոր գործերը», սակայն ավելի հաճախ և սխալ` «Ինչպես կարգավորել գործերը»), անձնական արդյունավետության բարձրացման եղանակ, որը ստեղծվել և նկարագրվել է Դեյվիդ Ալենի կողմից նույնանուն գրքում։ Առաջին հրատարակությունը լույս է տեսել 2001 թվականին և թարգմանվել 23 լեզուներով[1]:
«GTD»-ն հիմնված է այն սկզբունքի վրա, ըստ որի՝ մարդը պետք է ազատի իր միտքը ընթացիկ խնդիրներ հիշելուց և այդ խնդիրները արտաքին միջավայր տեղփոխելուց։ Այսպիսով, մարդկային միտքը, ազատվելով արվելիք աշխատանքները հիշելուց, կարող է կենտրոնանալ հենց իր առջև դրված խնդիրների կատարման վրա, որոնք պետք է հստակ սահմանվեն և նախապես ձևակերպվեն («ինչպե՞ս պետք է հաջորդ գործողությունը կատարվի»):
Տարածվածություն[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
«Թայմ» ամսագիրը «Getting Things Done»-ն անվանել է «տասնամյակի լավագույն բիզնես գիրք»[2]։ Մեթոդը դրական արձագանքներ է ստացել «The Guardian» օրաթերթում[3], «BBC News» հեռուստաալիքում[4], «CNN» հեռուստաընկերությունում[5] և մի շարք այլ հայտնի հրատարակություններում։
GTD մեթոդաբանություն[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
Ժամանակի կառավարման ընթացքում առաջնահերթությունները սովորաբար կենտրոնական դեր են խաղում։ Ի հակադրություն՝ Ալենն առաջարկել է ևս 2 տարր՝ վերահսկողություն և տեսունակություն: Դրանց իրականացման համար Ալենն օգտագործել է երեք հիմնական մոդել․
- աշխատանքային գործընթացի կառավարում,
- 6 մակարդակի աշխատանքային վերանայման մոդել,
- պլանավորման բնական մեթոդ:
Առաջին հիմնական մոդելը՝ աշխատանքային գործընթացի կառավարումը, օգտագործվում է բոլոր խնդիրները և հանձնարարությունները վերահսկելու համար: Աշխատանքային գործընթացի կառավարումը բաղկացած է հինգ փուլից․
- հավաքում,
- մշակում,
- կազմակերպում,
- ակնարկ,
- ազդեցություն։
Ալենն օգտագործել է «թռիչքի բարձրություն» անալոգիան, որպեսզի ցույց տա իր երկրորդ գլխավոր՝ 6 մակարդակի աշխատանքային վերանայման մոդելը՝ խնդիրների և հանձնարարությունների հեռանկարը տեսնելու համար: Ըստ վերընթաց գծի․
- ընթացիկ գործեր,
- ընթացիկ ծրագրեր,
- պարտականությունների շրջանակ,
- մոտալուտ տարիներ (1-2 տարի),
- հնգամյա հեռանկար (3-5 տարի),
- կյանք։
Ալենը խորհուրդ է տվել ամեն շաբաթ վերանայել տարբեր մակարդակները: Այս ակնարկներից ստացված տեսունակությունը թույլ է տալիս կառավարել անձնական առաջնահերթությունները, որոնք, իրենց հերթին, սահմանում են առաջնահերթությունը տալ նրան, թե արդյոք պետք է կատարել և երբ կատարել կոնկրետ առաջադրանքներ ու հանձնարարություններ, որոնք հավաքվել են աշխատանքային գործընթացի կառավարման ընթացքում: Շաբաթական վերանայման ընթացքում մարդը վերլուծում է խնդիրների համատեքստերը և դրանք դնում համապատասխան ցուցակներում։ Նմանատիպ առաջադրանքների խմբավորման օրինակները ներառում են անհրաժեշտ հեռախոսազանգերի կամ կենտրոնում կատարվելիք հանձնարարականների ցուցակ: Համատեքստային ցուցակների ձևավորման կանոնները կարող են սահմանվել գործիքի առկայությամբ կամ անձի/խմբի ներկայությամբ, որի հետ պետք է որևէ բան քննարկել կամ ծանոթանալ։
Ալենը շեշտել է, որ առաջադրանքների և նախագծերի մեծ մասում առաջին երկու մոդելները բավարար են վերահսկողություն և տեսունակություն ձեռք բերելու համար: Սակայն կան որոշ դեպքեր, որոնք պահանջում են ավելի խորը մտածողություն և խորհրդածություն։ Դրա համար օգտագործվում է երրորդ գլխավոր մոդելը՝ պլանավորման բնական մեթոդը։ Մինչ աշխատանքային գործընթացը կառավարելը կատարվում է «հորիզոնական ֆոկուսավորում»՝ անհատական առաջադրանքների կատարման վրա, պլանավորման բնական եղանակով կատարվում է «ուղղահայաց ֆոկուսավորում»՝ նախագծերի պլանավորման և թեմաների մշակման վրա։ Պլանավորման մոդելը բաղկացած է 5 փուլից․
- նպատակի և սկզբունքների սահմանում,
- ցանկալի արդյունքների տեսունակություն,
- մտագրոհ,
- կազմակերպում,
- հաջորդ կոնկրետ գործողության որոշում:
«GTD»-ն հեշտացնում է այս գործընթացը՝ հիմնվելով պահպանման, հետևման և գործի հետ կապված մանրամասն տեղեկությունների օգտագործման վրա: Ալենի ենթադրությամբ մեր ձախողումներից շատերը պայմանավորված էին ոչ բավարար «նախնական» պլանավորմամբ: Կարևոր է դա մտածել նախապես՝ ստեղծելով գործողությունների այնպիսի հաջորդականություն, որը կարող է կատարվել առանց պլանավորման վերադարձի։ Ալենը պնդել է, որ մեր բանականության «հիշեցման համակարգը» արդյունավետ չէ և հազվադեպ է հիշեցնում մեզ, թե ինչ է պետք, և ինչ կարող ենք անել տվյալ պահին և տվյալ վայրում։ Հետևաբար տվյալ պահի և տվյալ վայրի հետ կապված «հետևյալ կոնկրետ գործողությունների» մասին տեղեկատվությունը կարող է ծառայել որպես արտաքին աջակցություն, որը երաշխավորում է, որ մենք ճիշտ ժամանակին ճիշտ հիշեցումներ կատարենք: Քանի որ «GTD»-ն հիմնված է լրացուցիչ գրառումների վարման վրա, այն կարելի է դիտարկել որպես «distributed cognition» (բաշխված ճանաչողության) և «extended mind» (ընդլայնված բանականություն) գիտական տեսությունների իրականացում:
Ալենի «GTD»-ի գրքից համառոտ նկարագրություն՝ «Պատրաստ ցանկացած բանի» (Ready for Anything)․
Նետեք ամեն ինչ ձեր գլխից: Պահանջվող գործողությունների մասին որոշում կայացրեք, երբ գործը հայտնվում է, այլ ոչ թե այն ժամանակ, երբ այն պահանջում է վթարային ավարտ: Կազմակերպեք ըստ գրառումների համապատասխան կատեգորիաների՝ հիշեցումներ ձեր նախագծերի և դրանց վրա նախատեսված գործողությունների մասին: Աջակցեք այս համակարգին, ավելացրեք և վերանայեք այն հաճախ, որպեսզի հետագայում վստահեք նույնիսկ գործողությունների ձեր ինտուիտիվ ընտրությանը (կամ ոչ գործողություն):
Սկզբունքներ[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
«GTD»-ի հիմնական սկզբունքները․
Հավաքում[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
Առանց սթրեսի արդյունավետությունը սկսվում է մտքի բեռնաթափման գործընթացից, որը թղթի կամ այլ կրիչի վրա քիչ թե շատ կարևոր բան ամրագրելն է, այն, ինչ Ալենը անվանել է զամբյուղ՝ ֆիզիկական արկղ՝ հաղորդագրություններ ստանալու համար, էլեկտրոնային փոստարկղ, ձայնագրիչ, նոթբուք, գրպանի համակարգիչ կամ դրանց համադրությունը: Բոլոր զամբյուղները պետք է դատարկվեն (մշակվեն) առնվազն շաբաթը մեկ անգամ։ Ալենը չի պնդել հավաքագրման որևէ հատուկ մեթոդ, բայց կարևորել է զամբյուղը պարբերաբար վերամշակելու հանգամանքը: Ցանկացած պահեստային տարածք (ֆիզիկական արկղ, էլեկտրոնային փոստարկղ, գրպանի համակարգիչ և այլն), ընդունելի է, եթե այն պարբերաբար մշակվում է։
Մշակում[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
Զամբյուղը մշակվում է խստորեն՝ համաձայն հետևյալ ալգորիթմի․
- Սկսել զամբյուղի վերին տարրից,
- Միանգամից կատարել մեկ տարր (միևնույն ժամանակ, երբեք չվերադարձնել որևէ բան)
- Եթե տարրը պահանջում է գործողություն․
- Անել այդ գործողությունը (եթե դա պահանջում է երկու-հինգ րոպեից ոչ ավելի), կամ
- Պատվիրակել այն որևէ մեկին կամ
- Հետաձգել։
- Եթե տարրը չի պահանջում գործողություն․
- Թողնել դա տեղեկատվության մեջ կամ
- Նետել կամ
- Դնել «մի օր կարող է լինել» ցուցակում։
- Եթե տարրը պահանջում է գործողություն․
Եթե գործողությունը պահանջում է ավելի քիչ, քան երկու-հինգ րոպե, դա պետք է արվի անմիջապես։ Երկու րոպեանոց կանոնը պայմանավորված է այն մոտավոր ժամանակով, որն անհրաժեշտ է գործողությունը պաշտոնապես հետաձգելու համար:
Կազմակերպում[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
Ուշադրության սպասող տարրերի վերահսկողության համար Ալենը խորհուրդ է տվել օգտագործել ցուցակների հավաքածու․
- Հաջորդ գործողությունները․ ուշադրության կարիք ունեցող յուրաքանչյուր տարրի համար որոշել, թե որն է հաջորդ գործողությունը, որը կարող է իրականացվել ֆիզիկապես: Օրինակ, եթե կա «Գրել նախագծային հաշվետվություն» տարրը, հետևյալ գործողությունը կարող է լինել «Նամակ գրել Միքայելին՝ հանդիպման առաջարկով» կամ «Զանգահարել Մարինեին՝ պարզելու հաշվետվության պահանջները»: Թեև տարրը կարող է պահանջել բավականին շատ քայլեր և գործողություններ, միշտ կլինի մի բան, որը պետք է արվի առաջին հերթին, և այդ քայլը պետք է նկարագրված լինի հետևյալ գործողությունների ցանկում: Ցանկալի է, որ այդ քայլերը կազմակերպվեն այն համատեքստում, որտեղ դրանք կարող են կատարվել (օրինակ՝ «գրասենյակում», «հեռախոսով» կամ «խանութում»):
- Նախագծեր. կյանքի կամ աշխատանքի յուրաքանչյուր բաց ցիկլ, որը նպատակին հասնելու համար պահանջում է մեկից ավելի ֆիզիկական գործողություն, դառնում է նախագիծ: Ծրագրերը պետք է վերահսկվեն և պարբերաբար վերանայվեն, որպեսզի հավաստիանաք, որ յուրաքանչյուր նախագծի հետ կապված է հետևյալ գործողությունը, և այդպիսով նախագիծը առաջ կգնա:
- Հետաձգված․ երբ որևէ գործողություն նշանակվել է ինչ-որ մեկին, կամ երբ ինչ-որ արտաքին իրադարձություն է սպասվում նախքան նախագիծը խթանելը, համակարգում այն վերահսվում և պարբերաբար պարզվում է` արդյոք գործողությունը պահանջված է, կամ պետք է հիշեցում ուղարկվի, թե ոչ:
- Մի օր/գուցե․ իրեր, որոնք պետք է կատարվեն մի պահի, բայց ոչ հենց հիմա, օրինակ՝ «սովորել չինարեն» կամ «կազմակերպել երեկույթ լողավազանում»։
Օրացույցը կարևոր է հանդիպումների և հանձնարարությունների վերահսկման համար, սակայն Ալենը խորհուրդ է տվել օրացույցն օգտագործել միայն այն բաների համար, որոնք պետք է կատարվեն խիստ կոնկրետ ժամկետում, կամ միայն այն հանդիպումների և հանձնարարությունների համար, որոնք ունեն նախատեսված ժամկետ և վայր: Իսկ գործերը պետք է արձանագրվեն հաջորդող գործողությունների ցուցակում, այլ ոչ թե օրացույցում։
«GTD»-ի վերջին հիմնական կազմակերպչական բաղադրիչը փաստաթղթերի համակարգն է: Այն պետք է լինի հեշտ, պարզ և հետաքրքիր։ Նույնիսկ թղթի մեկ թերթիկը, եթե այն անհրաժեշտ է տեղեկատվական օգնության համար, պետք է ստանա իր սեփական թղթապանակը, եթե առկա թղթապանակները չեն համապատասխանում դրան։ Ալենն առաջարկել է միակողմանի, այբբենական կարգով կազմակերպված փաստաթղթերի պահպանման համակարգ, որպեսզի արագ և հեշտությամբ վերականգնվի անհրաժեշտ տեղեկատվությունը:
Ակնարկ[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
Գործողությունների և հիշեցումների ցանկերը քիչ օգտակար կլինեն, եթե գոնե ամեն օր կամ հնարավորինս հաճախ չվերանայվեն: Հաշվի առնելով այն ժամանակը, էներգիան և ռեսուրսները, որոնք առկա են տվյալ պահին, պետք է գտնել ամենակարևոր խնդիրը, որը կարող է կատարվել անմիջապես, և կատարել: Եթե դուք ունեք սովորություն հետաձգելու ձեր գործերը, ամեն ինչ կավարտվի նրանով, որ դուք կկատարեք պարզ առաջադրանքները և կխուսափեք դժվար գործերից։ Այս խնդիրը լուծելու համար դուք կարող եք ցանկից մեկ առ մեկ կատարել գործողությունները։ Դա նույնն է, թե ինչպես է զամբյուղը մշակվում։ «GTD»-ն պահանջում է առնվազն շաբաթական մեկ անգամ վերանայել բոլոր գործողությունները, նախագծերը և «հետաձգված» տարրերը` համոզվելու համար, որ ցանկացած նոր խնդիր կամ առաջիկա իրադարձություն ներկայացված է համակարգում, և որ ամեն ինչ արդիական է։
Ազդեցություն[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
Ցանկացած կազմակերպչական համակարգ անօգուտ է, եթե այն չափազանց շատ ժամանակ է ծախսում խնդիրները կազմակերպելու համար՝ ֆիզիկապես կատարելու փոխարեն: Ինչպես պնդել Է Դևիդ Ալենը, եթե նման համակարգը պարզեցվի անհրաժեշտ գործողություններ կատարելու համար, ապա մարդը ավելի քիչ հակված կլինի դրանք հետաձգել կամ «ծանրաբեռնել» ավելի շատ «բաց օղակներով»։
Միջոցներ և հնարներ[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
43 թղթապանակ[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
Ալենն առաջարկել է իր փաստաթղթերը կազմել համակարգի անունով՝ «43 թղթապանակ»։ Տասներկու թղթապանակն օգտագործվում է 12 ամսվա համար, իսկ հաջորդ 31 օրերի յուրաքանչյուր օրվա համար օգտագործվում է լրացուցիչ 31 թղթապանակ։ Թղթապանակները կարգավորված են, որպեսզի օգտվողին օգնեն հիշել արվելիք գործողությունները։
Թղթապանակներ և պանակներ[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
Ալենն իր գրքում նշել է, որ տեղեկատվության, որոնման և կառուցվածքի համար ավելի լավ է օգտագործել թղթապանակները, այսպիսով, մեկ նախագծին վերաբերող բոլոր փաստաթղթերը կլինեն մեկ վայրում: Սա թույլ է տալիս ավելի արագ գտնել անհրաժեշտ փաստաթղթերը։ Նույնիսկ եթե նախագիծը վերաբերում է միայն մեկ փաստաթղթի, միևնույն է, ավելի լավ է այն տեղադրել թղթապանակում, քանի որ այս թեմայի վերաբերյալ կարող են հայտնվել նոր փաստաթղթեր:
Ծրագրային ապահովում «GTD»-ի համար[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
Ծրագրային ապահովումը Ալենը համարել է օգտակար և կարևոր բաղադրիչ «GTD»-ի իրականացման համար։ Այն ներառում է թվային ուրվագծման, մտքի փոթորկի և նախագծերի կառավարման ծրագրեր: Այնուամենայնիվ, 2001 թվականին նա դժգոհել է «նախագծերի կառավարման» համար «լավ գործիքների» ընդհանուր բացակայությունից՝ ենթադրելով, որ «... առաջիկա տարիներին կհայտնվեն ավելի քիչ կառուցվածքային և ավելի ֆունկցիոնալ ծրագրեր, որոնք հիմնված են այն սկզբունքների վրա, որոնց միջոցով մենք մտածում և ծրագրում ենք բնական ձևով»:
Ըստ այդ կանխատեսման՝ «GTD»-ի «վիրտուալ պայթյունը» ավելի ուշ տեղի է ունեցել։ Մինչև 2008 թվականի ապրիլը «GTD» համակարգի հիմնական տարրերն արդեն իսկ աջակցում էին ավելի քան 100 հայտ: Այս գործիքները ներկայումս տատանվում են պարզ ցուցակի կառավարիչներից մինչև բազմապրոֆիլ վեբ ծառայություններ՝ անվճար և առևտրային, բոլոր հանրաճանաչ պլատֆորմների և սարքերի համար: Այս ծրագրաշարի մեծ մասը ավտոմատացնում կամ բարելավում է հավաքման, մշակման, կազմակերպման, վերանայման և ազդեցության գործընթացները:
Այսպիսի հավելվածներից են՝ «Zim»-ը՝ «TaskManager» պլագինով, «Things», «Todoist», «The Milk», «OmniFocus», «MyLifeOrganized», «LeaderTask» և «TaskCracker Outlook»։
Տես նաև[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
- Ժամանակի կառավարում (թայմ-մենեջմենթ)
Ծանոթագրություն[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
- ↑ Paul Keegan (2007-07-21)։ «How David Allen mastered getting things done»։ CNN Money, Business 2.0 Magazine (անգլերեն)։ Վերցված է 2015-12-22
- ↑ The Oracle of Organization — TIME
- ↑ Sabina Dosani: Self efficiency | Money | The Guardian
- ↑ BBC NEWS | UK | Magazine | Organise your life the Downing St way
- ↑ Cutting through the clutter to get things done — CNN.com
Գրականություն[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
- Дэвид Аллен Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни = Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life. — Viking Books, 2003. — ISBN 0-670-03250-6
- Дэвид Аллен Как привести дела в порядок = Getting Things Done. — Penguin Books, 2001. — P. 288. — ISBN 0-14-200028-0
- Слайдкаст от Cartmendum Getting Things Done в слайдах (Первая редакция. Записана на конференции в Киеве в 2010): часть 1, часть 2, часть 3.
- Слайдкаст Cartmendum Getting Things Done в слайдах (Редакция вторая, переосмысленная и расширенная. Записана на конференции в Нижнем Новгороде в 2012): Введение Часть I Часть II Часть III Часть IV
- Дэвид Аллен Как привести дела в порядок = Getting Things Done / пер. с англ. Ю. Константинова. Искусство продуктивности без стресса = The Art of Stress-Free Productivity. — 8-е изд, переработанное. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. — 416 с. — (МИФ.Бизнес). — 5000 экз. — ISBN 978-5-00057-691-5
Արտաքին հղումներ[խմբագրել | խմբագրել կոդը]
- GTD Times - պաշտոնական բլոգը David Allen & Co.